Manuale di conservazione documentale

E’ proprio vero che in questo paese la burocrazia non dorme mai, centinaia migliaia di adempimenti per le aziende, invece di essere cassati in modo tale da semplificare la vita, vengono, al contrario, invece implementati, aumentati esasperati.

Certo finchè l’adempimento resta fine a se stesso, le aziende, gli imprenditori, i professionisti, non avrebbero alcun problema, ma quando però sono previste sanzioni e di non poco conto ecco che la situazione si complica.

Dopo l’entrata in vigore dal decorso 1 gennaio 2022, le linee guida dell’ Agenzia per l’Italia digitale (Agid)  per la conservazione documentale, sono divenute pienamente operative lo scorso 28 settembre, dopo un periodo transitorio concesso per l’adeguamento.

Una novità passata sotto traccia, della quale si è parlato pochissimo, sia da parte di chi questa norma deve gestirla, sia dagli organi di stampa sia da associazioni d’impresa od ordini professionali.

Quindi aziende ed anche gli studi professionali come, appunto, qualsiasi realtà aziendale sono adesso tenuti ed obbligati (dal regime sanzionatorio) a rispettare le linee guida, linee guida che stabiliscono le regole per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e si applicano anche a soggetti privati, compresi studi professionali e aziende. Gli studi e le aziende che, per qualsiasi motivo, conservano documenti aventi valore legale in formato elettronico, devono farlo, quindi, nel rispetto delle linee guida dell’Agenzia digitale, pena la mancanza di validità legale del documento.

• Il perimetro

I documenti da conservare correttamente secondo le linee guida sono tantissimi e praticamente sempre presenti nella realtà organizzativa sia degli studi che delle aziende;

Per esempio parliamo di documenti quali comunicazioni (tramite email/Pec) con autorità, enti pubblici e clienti; documentazione bancaria, tra cui contratti di conto corrente bancario, mutui, finanziamenti; documentazione fiscale e contabile, ad esempio pagamenti di imposte, tasse e contributi; per le fatture, la conservazione per legge deve già essere elettronica; pagamenti di diversa natura, ad esempio pagamento di fornitori, utenze, manutenzione; documentazione relativa ad eventuale contenzioso legale.

• Le linee guida

Per una corretta conservazione dei documenti l’imprenditore od il titolare dello studio professionale deve adottare alcune procedure (le abbiamo raccolte e semplificate in una tabella). Oltre a una prima verifica su quali documenti sono conservati in formato elettronico, il titolare ha l’obbligo di individuare un responsabile della conservazione (tra i dipendenti o all’esterno) che avrà un ruolo di primo piano nella compliance alle linee guida.

Deve essere una risorsa che abbia adeguate competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, i cui compiti principali sono la predisposizione del manuale di conservazione documentale ed il suo costante aggiornamento periodico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, nonché assicurare la corretta applicazione del manuale.

Il ruolo del responsabile della conservazione può anche essere affidato ad un soggetto esterno alle aziende od allo studio professionale, a condizione che sia un soggetto terzo diverso da chi gestisce il servizio di conservazione digitale. Il responsabile può, a sua volta, delegare sotto la propria responsabilità le proprie attività o parte di esse a uno o più soggetti che all’interno dello studio abbiano specifiche competenze ed esperienze. La delega deve essere riportata nel Manuale di conservazione documentale.

• Le sanzioni

Come dicevamo sopra il mancato rispetto delle linee guida Agid ha delle sanzioni. Queste però rientrano nella fattispecie di quelle “indirette”; cioè non ci sono sanzioni specifiche; però, si applicano quelle relative a formazione/conservazione non adeguata della documentazione rilevante. (Ad esempio, un documento contabile non conservato secondo le linee guida in automatico vìola anche le regole di corretta formazione e conservazione stabilite dalla normativa tributaria).

Altre rilevanti sanzioni sono previste da normative di settore, come ad esempio quelle relative ai controlli alle esportazioni.

Diverso e, se vogliamo ancora più ”pesante”, il carico sanzionatorio per tutti i documenti che contengono dati personali: il mancato rispetto delle linee guida, infatti, può essere una “spia” della mancata adozione di misure di sicurezza adeguate, con applicazione allo studio delle multe previste dal Gdpr (che posson arrivare fino a dieci milioni di euro, o al 2% del fatturato globale dell’anno precedente, se maggiore, in modo indipendente dalle dimensioni dello studio).

• L’aggiornamento

Le soluzioni adottate alla luce delle linee guida devono essere verificate e aggiornate. Questo si traduce in un monitoraggio costante del corretto funzionamento delle soluzioni tecnologiche adottate, cui si aggiunge una verifica periodica del rispetto delle procedure indicate nel manuale di conservazione. La periodicità è determinata in base alle specifiche esigenze e caratteristiche dello studio professionale (ad esempio ogni 4/6 mesi). In ogni caso il manuale di conservazione deve essere aggiornato in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi/ procedurali e tecnologici rilevanti.

È quindi richiesto un monitoraggio continuo rispetto a nuove disposizioni di legge o regolamentari che impongano l’adozione di specifiche misure, ma anche una procedura interna che consenta un aggiornamento tempestivo nel caso in cui lo studio si avvalga di nuove o diverse soluzioni tecnologiche o se cambiano le procedure interne che impattano sul sistema di formazione, gestione o conservazione di documenti informatici.

LA CHECK LIST DEI PRINCIPALI ADEMPIMENTI

Staff di Redazione Palmeristudi                        

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